Manual
de usuario
Envío
de facturas gerapli
ÍNDICE
DE CONTENIDO
2.5. Eliminar facturas cargadas
ÍNDICE
DE FIGURAS
Figura 2: Acceso al módulo de
envío facturas.
Figura 3: Menú principal del módulo
envío de facturas.
Figura 4: Botón sincronización
de sincronizar facturas RPS.
Figura 5: Formulario de
sincronización facturas.
Figura 6: Mensaje de carga de
facturas.
Figura 8: Comprobar facturas
sin mail.
Figura
9: modificar email de facturación.
Figura
10: cambo de email de facturación.
Figura
11: Acceso a cliente Salesforce.
Figura
12: Enviar a ERP Salesforce
Figura 13: Modificación de una
factura.
Figura 14: Selección de
factura a enviar.
Figura 15: Envío de facturas
por mail.
Figura 16: Agrupación de
facturas emitidas.
Figura 17: Factura enviada y
descargar pdf.
Figura 18: Selección de múltiples
facturas.
Figura 19: Ver log de envío de
mail.
Figura 20: Ver más información
sobre el envío de mail.
Figura 21: Eliminar facturas
cargadas.
En este documento se mostrarán
todas las pautas necesarias para poder utilizar el módulo de envío de facturas
de Gerapli, en primer lugar será necesario acceder a la aplicación web de
Gerapli, mediante el login que se muestra en la siguiente figura.
Los enlaces para acceder a Gerapli son:
·
Interno: http://central-gerapli/hiper.php
·
Externo: https://intranetcentral.es/hiper.php
Figura 1: Inicio de
sesión.
Una vez dentro habrá que desplazarse al siguiente menú del panel lateral izquierdo mostrado en la figura2.
Figura 2: Acceso al módulo
de envío facturas.
Una vez se acceda al panel de envío de facturas se cargará el contenido en el cuerpo derecho de la página, tal y como se muestra en la siguiente figura.
Figura 3: Menú
principal del módulo envío de facturas.
El siguiente paso será ver todas las funcionalidades que se permiten realizar desde este módulo.
Para poder cargar las facturas de RPS es necesario utilizar el botón de Sincronizar facturas RPS, situado en la barra de utilidades superior como se ilustra en la figura 4.
Figura 4: Botón
sincronización de sincronizar facturas RPS.
Tras presionar el botón se desplegará un formulario igual al que se puede ver en la siguiente figura, antes de comenzar a introducir valores en el formulario, es necesario conocer cada uno de los campos:
· Código de empresa (desde): el código de empresa inicial del rango en el que buscará facturas.
· Código de empresa (desde): el código final del rango, por defecto tomará el valor de inicial si no se le da un valor.
· Fecha factura (desde): la fecha inicial que tomará de referencia dentro del rango.
· Fecha factura (hasta): la fecha final que consultará dentro del rango.
·
Número
factura (desde): el número inicial de factura inicial que tomará de
referencia dentro del rango.
·
Número de
factura (hasta): el número de factura final que consultará dentro del
rango.
·
Código de
cliente (desde): el código de cliente que consultará como inicio del rango.
·
Código de
cliente (hasta): el código de cliente que consultará como final del rango.
Figura 5: Formulario de
sincronización facturas.
En caso de dejar algún rango sin valor tanto de inicio como de fin de rango no creara ningún tipo de filtro sobe ese parámetro.
Una vez que se rellene el formulario y se acepte se mostrará un mensaje indicando el número de encontrados y de registrados, hay que tener en cuenta que si ya están registrados no se volverán a cargar de nuevo.
Figura 6: Mensaje de
carga de facturas.
Finalmente se mostrarán las facturas cargadas en la tabla como se muestra en la siguiente figura.
Figura 7: Facturas
cargadas.
Una vez cargadas las facturas será necesario comprobar aquellas que no tengan email destinatario, para ello se puede ordenar por ese campo como se muestra en la figura 8.
Figura 8: Comprobar
facturas sin mail.
El siguiente paso será modificar las cuentas en Salesforce desde el siguiente enlace:
https://hiper.my.salesforce.com/
Una vez encontrada la cuenta se debe modificar la cuenta de email y sincronizarla con RPS, estos pasos se muestran en la siguiente figura.
Figura 9: modificar
email de facturación.
Figura 10: cambo de
email de facturación.
Tras cambiar el email de facturación, se accederá al cliente en el panel izquierdo como se puede ver a continuación:
Figura 11: Acceso a
cliente Salesforce.
Figura 12: Enviar a ERP
Salesforce
Por último se eliminaran en Envío
de Facturas de Gerapli como se puede ver en el apartado 2.5 para volver a cargarlas como se comentó anteriormente.
Otra
forma no muy recomendable de añadir el correo cuando la factura no tenga email destinatario, para poder
agregarlo tan solo habrá que pinchar sobre la factura en cuestión desplegándose
un formulario.
Una
vez abierto el formulario se pondrá el email de destino correspondiente al cual
se le remitirá la factura y se guardará mediante el botón del panel superior,
todo este procedimiento se describe en la siguiente figura.
Figura 13: Modificación
de una factura.
Cuando
se tengan todas las facturas con su correspondiente cliente y se deseen enviar,
tan solo se tendrán que seleccionar mediante el cuadro de selección situado a la izquierda del registro, como se
muestra a continuación.
Figura 14: Selección de factura a enviar.
Una
vez seleccionadas las facturas se pulsará en el botón enviar mail situado en el panel superior.
Figura 15: Envío de facturas por mail.
El siguiente paso será seleccionar si se quieren o no agrupar las facturas por mail. Esto se hace para los casos en los que hay varias facturas para un mismo cliente, se envíe un único mail con todas las facturas vinculadas o en caso contrario enviar un mail por cada factura.
Figura 16: Agrupación de facturas emitidas.
Tras enviar las facturas, pasarán por diferentes estados hasta que finalmente quede como enviada, además de poder ver la factura enviada pulsando en el icono del pdf.
Figura 17: Factura enviada y descargar pdf.
Los estados por los que pasa el envío de mail son los siguientes:
·
Iniciado 
·
Enviado 
·
Error 
En caso de querer realizar un envío masivo de facturas se realizará de la misma forma, con la diferencia de crear un filtro en caso de que se requiera y seleccionando todas mediante el cuadro de selección superior.
Figura 18: Selección de múltiples facturas.
Una vez enviadas o pasado por los estados de envío de
factura, se podrá ver información del proceso utilizando la opción de ver log de envío de mail, como se
muestra en la figura 15.
Figura 19: Ver log de envío de mail.
Accediendo a esta opción se encontrara información sobre los
envíos de mail de esa factura
seleccionada, en caso de querer ver información más detallada sobre el envío se seleccionará el registro deseado, este
procedimiento se puede ver en la figura
20.
Figura 20: Ver más información sobre el envío de mail.
2.5. Eliminar facturas cargadas
La última funcionalidad será eliminar facturas sincronizadas en caso de que hayan cargado de forma errónea, si se desean borrar múltiples se creara un filtro para seleccionarlas mediante el cuadro de selección (figura 18), en caso contrario se seleccionara únicamente la que se quiera borrar y se eliminaran mediante el botón eliminar situado en el panel superior.
Hay que tener en cuenta que esta acción solo afecta a las facturas a enviar, es decir, no elimina de RPS.
Figura 21: Eliminar facturas cargadas.